Čítate: Tajná zbraň efektívnych ľudí: Časové bloky

2

Tajná zbraň efektívnych ľudí: Časové bloky
Tento príspevok patrí do série: Produktivita. Je 2. časťou z 3
Koniec obsahu série; prečítajte si príspevok:

V minulosti ste sa na blogu už dočítali o tom, ako som si zvýšil prácu efektivitu práce tým, že pri počítači stojím. Dnes tu mám pre vás ďalšiu podobnú chuťovku. Vďaka nej za 40 hodín práce zvládnete toľko, čo iní robia 60.

Ľudia, čo toto začnú používať, hovoria o zvýšení efektivity práce o 50 %. To môže byť celkom dobrou motiváciou na otestovanie tohto postupu plánovania. Týka sa to organizácie celého pracovného dňa a týždňa.

V rôznych formách sa o tomto bavím na konzultáciách takmer s každým klientom.

Konkrétne o časových blokoch sme sa okrajovo bavili aj s mojou klientkou Renátou v podcaste Strategické zisky, časť 66.

Začnime pohľadom zhora na celkový plán týždňa a potom poďme viac do hĺbky. Všimnite si rôzne druhy aktivít oddelené farebne.

Vzorový plán týždňa

V prvom rade: Tento plán je len hrubý nástrel. Pokiaľ majú deti poobede nejaké aktivity, plán zmením a som tam s nimi.

Ďalšia dôležitá vec je ohľadne rozloženia jednotlivých aktivít. Prvé pravidlo je, že podobné činnosti robím vždy spolu. V takzvaných „blokoch“.

Keď mám deň osobných stretnutí, neplánujem si tam písanie článkov (tvorbu obsahu), marketing, kreatívne aktivity alebo Skype konzultácie.

Tie si naplánujem na iný časový blok. Potom to vyzerá tak, že napríklad každú stredu poobede konzultujem. Jednoducho si naplánujem jednu konzultáciu za druhou.

Potom podvečer sa venujem napríklad posledným prípravám na webinár a večer daný webinár odvysielam.

Najdôležitejšia časť dneška? Bola včera večer

Čím končí každý deň? Je to kľúčové miesto, kedy si pripravíte 3 aktivity a ciele na ďalší deň. Túto časť nenechávajte na ráno. Ráno ste plní energie a tú nepotrebujete „minúť“ na uvažovanie o tom, či sa chcete venovať projektu A, projektu B alebo zavolať ľuďom, ktorí vám včera zanechali kontakt.

Každý deň u mňa teda začína už večer deň pred tým. Takáto príprava má aj ďalšiu výhodu: V noci, kým ja spím, moja myseľ môže pracovať na riešení otázok, ktoré mám s projektami na ďalší deň. Napríklad sa ráno niekedy zobudím a ihneď mi napadne, aký nadpis mám použiť. Dnes v noci mi napríklad napadlo, ako mám článok začať 🙂

Večer si teda pripravím zoznam konkrétnych „kreatívnych“ a „prípravných prác“ na ďalší deň.

Výnimkou z takéhoto denného plánovania je nedeľa večer – tam si pripravujem okrem plánu na pondelok aj hrubý plán týždňa.

V nedeľu večer zvyknem na chvíľu zavítať do pracovne, aby som si pripravil nejaké veci. Občas mávam vtedy aj webináre. V tie dni som v pracovni a pri prípravách aj viac hodín.

Čo sa týka plánu konzultácií, tam to funguje ešte organizovanejšie. Finálne úpravy v týchto časoch robím asi týždeň vopred, kedy sa dohadujem na časoch s jednotlivými klientami.

Väčšinou sa stretávame v rovnaký čas každý týždeň (napríklad streda o 17:00). Takže na konzultácii, ktorú máme týždeň vopred, si tento termín len potvrdíme.

Keď ma osloví niekto nový a dohodneme sa na dlhodobej spolupráci, navrhnem mu len časy na začiatku alebo na konci takýchto blokov. Tak mám zaručené, že konzultačný blok ostane konzultačný, kreatívny ostane kreatívny a voľný čas voľný 🙂

Čo robiť doobeda?

Doobedia je vaša kreativita väčšinou na maximálnej úrovni. Nemíňajte si ju na to, že si budete čítať emaily alebo iné weby.

Na začiatok doobedia si naplánujte aktivity, ktoré vo vás rozprúdia krv. Napríklad rozcvička, prechádzka (pešo, nie autom)… 🙂

Čas pred obedom venujte tvorivým aktivitám. Napríklad príprava článkov, príprava materiálov a plánov pre klientov a podobne.

Jednoducho na váš najproduktívnejší čas si naplánujte najhlbšiu prácu.

Obed, raňajky a večera

Naplánujte si aj čas na jedlo a odpočinok. Tento čas môžete príjemne stráviť s rodinou. Keď viete, že po večeri máte ešte pripraviť email alebo prezentáciu, môžete ísť napríklad aj spolu do reštaurácie… nič sa nestane, keď článok začnete písať o pár minút neskôr.

Po večeri občas konzultujem… najmä s podnikateľmi, ktorí vlastnia aj kamenné obchody. Tí sa so mnou najradšej stretávajú „po zatváračke“.

V tieto dni teda večeriam z princípu doma s rodinou, aby som to na konzultáciu stihol načas.

Niečo iné je obed. Okrem toho, že si jedlá plánujem každý deň v rovnaký čas, plánujem si aj poobedný odpočinok.

Voľný čas

V prvom rade: Áno, plánujte si aj tento. U mňa to vyzerá napríklad tak, že ak v piatok na obed skončím na poslednom stretnutí, začína mi víkend.

Na víkend sa dohodneme s manželkou, čo kedy budeme robiť… a nie, stretnutia s klientami, práca na počítači alebo konzultácie tam nie sú… s jedinou výnimkou: Väčšina klientov jedného tréningu si zahlasovala, že chcú mať webináre v nedeľu večer, tak ich tam mávam.

Ďalšia dôležitá vec:

Každý deň si naplánujte aspoň 2 hodiny „pre seba“… pretože práca bez zábavy je továrňou na polomŕtvych nudných ľudí.

Reaktívna práca

Konečne sa dostávame aj k nášmu preslávenému emailu a mobilu. Väčšina ľudí nepracuje na zákazníckej podpore alebo pri prijímaní objednávok, aby ste museli email čítať viac ako jeden-dvakrát za deň.

Naplánujte si to preto napríklad tak, že poslednú hodinu jedného podvečerného bloku venujete emailom a mobilu.

Vo zvyšnom čase si zapnite odkazovku na mobile a sústreďte sa na to, čo robíte. Vedeli ste, že programátor potrebuje v priemere 60 minút na to, aby sa dostal na vrchol svojej produktivity? Predstavte si, že mu každých čo i len 45 minút zazvoní mobil a zhodí jeho produktivitu na nulu.

Pokiaľ potrebujete odpovedať na telefonáty a správy častejšie, naplánujte si napríklad 30 minút na konci každého 2 hodinového bloku.

Ako sú štruktúrované jednotlivé bloky?

V prvom rade: Majte po ruke minutku. Alternatívne to môže byť odpočítavanie na mobile alebo na počítači. Jednoducho nástroj, vďaka ktorému budete vedieť, že keď vyprší čas, máte pauzu.

Moje prvé ranné bloky sú 90 minútové. Potom nasleduje 30 minút pauza.

Ďalšie bloky sú 50 minútové s 10 minútovými pauzami. Pri hlbokej alebo rýchlej práci je to 30 minút s 5 minútovou pauzou.

Za tento čas musíte urobiť všetko, čo ste si do toho bloku včera večer naplánovali. Máte napísať článok? Super. Za 90 minút musí byť hotový. Ďalších 50 minút je na úpravy a grafiku. Možno posledný blok na pripravenie emailu a jeho vloženie do systému.

Prestávky sú dôležité na rozprúdenie krvi, odídenie preč od počítača a vyvetranie vzduchu v miestnosti. Ohľadne vetrania platí už od 19. storočia odporúčanie, že by sa v miestnosti malo za hodinu vymeniť 30 metrov štvorcových vzduchu.

Časový limit sa veľa ľuďom osvedčil ako skvelý motivátor. (Že, Renáta?)

Ticho prosím! Sústredím sa

Stále ma prekvapuje, ako niektorí ľudia používajú technológie… alebo aby som bol presnejší: Ako technológie používajú niektorých ľudí.

Práve teraz som volal so známym v Nemecku a hovorím mu, že mi môže volať aj na Skype… on na to, že Skype odinštaloval, aby ho nerušil pri práci.

Priznám sa, že Skype používam na konzultácie s klientami… ALE: Pokiaľ zrovna nekonzultujem, mám ho vypnutý. Keď konzultujem cez mobil, ho tiež nezapínam.

A mám dokonca vypnutú v nastaveniach Skypu aj funkciu toho, aby sa automaticky spustil vtedy, keď spúšťam počítač.

Už som to naznačil pri emailoch: Vypnite si všetky ruchy. Zájdite do nastavení a vypnite si rôzne cinkania, pípania a upozornenia. Na mobiloch, tabletoch a aj počítačoch je už dnes prepínač „Nerušiť“. Aktivujte ho vždy, keď máte napríklad kreatívnu časť.

Keď sa venujete iným veciam ako konzultáciám, to nemusíte až tak vnímať, ale si predstavte, že sme spolu na konzultácii, za ktorú ste si zaplatili a ja každých 5 minút odpovedám cez mobil na email alebo mi každú chvíľu zazvoní telefón.

Je to síce prehnané, ale väčšina ľudí si aj tak nevypína rôzne zvuky a upozornenia. Každé cinknutie správy na mobile alebo upozornenie na email z počítača spôsobuje, že sa nevenujete na 100 % jednej veci. Tým pádom trieštite pozornosť… a to je to najhoršie, čo môžete urobiť.

Ako som spomenul na úvode článku: Práve to, že sa sústredíte na podobné veci vám môže zdvihnúť produktivitu o 50 %.

Najlepší príklad z praxe som počul o mojej profesorke fyziky na gymnáziu: Prebehol nejaký veľký celoškolský test... a potom bolo treba tieto testy opraviť.

Moja profesorka fyziky ich opravovala tak, že si testy dala na jednu kopu a u všetkých testov najskôr opravila prvú otázku. Potom u všetkých žiakov druhú atď.

Ostatní profesori v tom čase opravovali testy tak, že sa pozreli na všetky otázky u jedného žiaka a potom išli na odpovede u ďalšieho žiaka.

Viete, kto mal testy opravené ako prvý a s najvyššou presnosťou? Moja fyzikárka…

Zavrite preto Facebook vo vedľajšom okne, zatvorte email, vypnite mobil, zamknite sa v pracovni, zamknite dvere od prístupovej chodby k vašej pracovni, a venujte sa na 100 % čítaniu tohto článku.

Ohľadne ticha ešte malá poznámka: Keď tvorím alebo sa potrebujem sústrediť, nemám zapnuté žiadne online rádio, televíziu, nepočúvam MP3 ani nič iné. Ticho je ticho… a dokonca som vyhodil aj všetky hodiny, čo tikajú 🙂

Iná situácia je, keď už máte všetko hotové a napríklad hľadáte obrázok k článku. Alebo opravujete business plán pre klienta. V tom momente si púšťam veselú hudbu. O tom, ako vplýva hudba na ľudí a či je vhodná vôbec nejaká hudba k práci by som mohol napísať ďalší článok, pretože som v poslednej dobe čítal viacero výskumov na túto tému.

Žiadna voľba?

Niektorí ľudia namietajú, že takýto systém je obmedzujúci. Dovolím si tu tvrdiť opak z viacerých dôvodov:

Zoberte si moju rannú kreatívnu časť. Môžem sa venovať vytváraniu mojich projektov, projektov pre klientov alebo sa môžem venovať úplne niečomu inému. Keď mám napríklad všetku prácu hotovú, mám „voľný blok“ a môžem sa začať venovať veciam z ďalšieho bloku… alebo sa ísť hrať s deťmi…

Vďaka tomu, že takýmto spôsobom zvládnete za 40 hodín práce to, čo iným trvá 60 hodín, vyhnete sa večerom v práci (pokiaľ si ich tam teda nenaplánujete ako ja) a získate tak každý týždeň aj 20 hodín voľna naviac… a s tým sa už dá niečo podniknúť, čo myslíte? 🙂

Začnite

Prečítali ste si článok až sem a hovoríte si, že je to dobrý nápad… má to ale niekoľko prekážok: Pokiaľ časové bloky nezavediete do praxe, sú vám tieto vedomosti úplne na nič.

Tiež už dnes vieme, že multitasking je nebezpečnejší pre mozog ako kokaín… a náhly kolaps alebo smrť predávkovaním už nie je len výsadou „feťákov“. Jednou z najlepších ochrán pred týmito strašiakmi je (okrem dostatku vody denny) práve systém práce v blokoch.

Zoberte váš kalendár a začnite plánovať vaše bloky hneď teraz. Ochráni vás to aj pred Parkinsonovým zákonom:

Práca sa natiahne do všetkého dostupného času.

Ako si plánujete týždeň vy? Kto by mohol podľa vás z tohto návodu prosperovať?

Navigácia vrámci tejto série:« Ako som si zvýšil efektivitu práce o 60 % medziročne? - 7 dobrých dôvodov, prečo by ste si mali oddýchnuť v strede dňa… a 10 tipov, ako na to »
Zdieľajte radosť:

« Predchádzajúci príspevok na stránke:

Páčil sa vám článok?
Pridajte si ho do záložiek alebo ho zdieľajte cez tlačidlá vyššie.

Prihlásiť sa k odberu RSS kanála s kompletnými príspevkami Patríte k nadšencom RSS? Prihláste sa zdarma k odberu cez RSS. Príspevky sú zasielané v úplnom znení!
(Prosím vysvetlite mi, čo je to RSS.)

Verzia pre tlač Verzia pre tlač

Pekné komentáre (2)

Skvělý rozhovor, děkuji za něj moc. 🙂 Prosím, kde najdu avizovaný odkaz na nástroj ke sledování času při práci?

Moc díky a přeji mnoho úspěchů ve vaší užitečné práci. 🙂

Reaguj na tento komentár

@Janinka: Ďakujem za otázku…

Tento nástroj na sledovanie času používam. Verzia zadarmo stačí pre moje účely. Mám ho nainštalovaný na každom počítači. Každý týždeň mi príde súhrnný email s informáciou, koľko času som presne strávil ktorou aktivitou na počítači…

Reaguj na tento komentár

Pridajte pekný komentár

» RSS kanál komentárov tohto príspevku

CommentLuv badge


Návod na marketing a blog?

Zadajte email nižšie a pošlem vám video o rozmýšľaní naruby a 2 návody k blogu a webu:

.

Návod na blog zadarmo »